Welche Tipps & Tricks muss ich bei Online-Meetings beachten?

Die physische Distanz, eine eingeschränkte Kommunikation und zahlreiche Ablenkungen behindern die Produktivität und den Erfolg von Online-Meetings entscheidend. Mit einer detaillierten Vorbereitung und gezielten Massnahmen meistern Sie die Herausforderungen von Online-Meetings und behalten trotz der räumlichen Distanz eine professionelle Nähe zu Ihren Geschäftspartnerinnen und -partnern.

Krise als Chance
In unserer Blogserie beleuchten wir aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen der COVID-19-Krise und zeigen mögliche Chancen für unsere Kundschaft sowie unsere Partnerinnen und Partner.

Gerne unterstützen wir auch Sie – nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Unsere Empfehlungen für Online-Meetings

Erfolgreich kommunizieren – auch virtuell: Bleiben Sie authentisch in Auftritt (Kleidung), Sprache (dem Meeting angemessen) und Benehmen (keine Ablenkung durch Essen etc.).

Virtuell erfolgreich kommunizieren – unsere Empfehlungen:

1. Auswahl der Plattform

Verschiedene etablierte und neue Plattformen ermöglichen Videokonferenzen mit zahlreichen Teilnehmenden. Sie unterscheiden sich dabei im Leistungsumfang und in ihrer Eignung für die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Unsere Empfehlungen:

Zur grossen Ansicht.

2. Gezielte Vorbereitung und detaillierte Einladung

Als Moderator/in eines Online-Meetings können Sie bei der Vorbereitung mit wenigen Handgriffen der Erfolg der Besprechung entscheidend steuern.

Unsere Empfehlungen:

–   Definieren Sie die Sitzungsleitung und verfassen Sie eine detaillierte Einladung inkl. Traktandenliste
–   Erklären Sie den Teilnehmenden die Einrichtung des gewählten Programms, falls diese noch nicht damit vertraut sind
–   Wählen Sie eine ruhige Umgebung mit geeigneter Akustik und ausreichender Beleuchtung (evtl. Headset und neutraler Hintergrund)
–   Minimieren Sie alle möglichen Ablenkungen (z. B. Geräusche, andere Programme, andere Personen)
–   Nutzen Sie die Videofunktion bei allen Teilnehmenden (auch die nonverbale Kommunikation ist wichtig)
–   Machen Sie sich mit den Moderationsfunktionen vertraut (z. B. Chat, Screen-Sharing, Abstimmungen)

3. Klare Sitzungsleitung

Eine klare Sitzungsleitung unterstützt die Effizienz eines Online-Meetings, mehr noch als im analogen Alltag.

Unsere Empfehlungen:

–   Definieren Sie klare Abläufe für die Wortmeldungen
–   Konzentrieren Sie sich auf die Konferenz
–   Sprechen Sie langsam und formulieren Sie kurze, deutliche Sätze mit klaren Botschaften
–   Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen
–   Nutzen Sie die Moderationsfunktionen (z. B. zur Präsentation von Dokumenten)
–   Planen Sie ca. 15 Minuten für die Einrichtung und technische Instruktion ein
–   Protokollieren Sie die Inhalte und lassen Sie diese von den Teilnehmenden im Nachgang bestätigen

Für viele Teilnehmende sind Online-Meetings ein neues Erlebnis, an das sie sich zuerst gewöhnen müssen. Bieten Sie Ihre Unterstützung an, um Ihren Partnerinnen und Partnern den Einstieg in digitale Sitzungsformen zu erleichtern und setzen Sie die Moderationsmöglichkeiten zielführend ein.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und freuen uns auf die nächste Begegnung – digital oder analog.

Ihr KOMMPAKT-Team